Номенклатура дел пример заполнения

Заполнение граф статьи номенклатуры дел Наименование раздела Номенклатура дел может быть построена по: структурной, производственно-отраслевой и функциональной схемам. В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, то есть индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами подразделами номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов подразделов номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Татьяна Быкова, доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. Надо учитывать, что номенклатура дел - локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ.

Номенклатура дел организации: образец

Приказы директора предприятия по основной деятельности Пост. Перечни не содержат, как правило, конкретных заголовков дел, а дают перечисление категорий и видов документов. В связи с этим при составлении номенклатуры дел организации из перечня берутся соответствующие формулировки вопросов и названия документов, которые дополняются другими элементами заголовка.

Пример В Перечне ст. Сроки хранения документов указаны в графах 3 и 4 Перечня В графе 3 указаны сроки хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Их документы постоянного хранения по истечении установленного срока ведомственного хранения поступают в соответствующие государственные архивы. На основании графы 3 определяются сроки хранения документов также и в негосударственных организациях. В графе 4 указаны сроки хранения документов в учреждениях, организациях, предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

В этих организациях образуются в основном документы практического значения, поэтому в перечне для них установлены временные сроки хранения. Виды организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов, определяются учреждениями государственной архивной службы республики. В связи с этим такие документы отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности после окончания делопроизводственного года. По мере использования или отмены они отбираются к уничтожению.

Произвольное сокращение сроков хранения документов, указанных в перечне, не разрешается. Увеличение организациями сроков хранения, установленных перечнями, допускается в тех случаях, если это связано со спецификой их деятельности.

Если для документов в графе 3 перечня установлен срок хранения 3 года, 5 лет, постоянно и др. Сроки хранения документов, не отраженных в типовых и ведомственных перечнях, определяются экспертными комиссиями организаций по согласованию с органами и учреждениями Государственной архивной службы для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или ЦЭК вышестоящих органов для иных организаций.

Данная графа содержит отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного до 10 лет хранения и др. В этой же графе могут указываться фамилии лиц, ответственных за формирование того или иного дела. Кроме того, в графе 5 номенклатуры оговариваются особенности исчисления сроков хранения документов, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение установленного срока и т.

Пример Название раздела подраздела , заголовок дела тома, части Коли-чество дел томов, частей Срок хранения дела тома, части и номера пунктов статей по перечню Примечание.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

Что за документ - номенклатура дел. Когда и кому его следует заполнять. Как правильно заполнить номенклатуру дел. Бланк и образец документа. В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и.

Приказы директора предприятия по основной деятельности Пост. Перечни не содержат, как правило, конкретных заголовков дел, а дают перечисление категорий и видов документов. В связи с этим при составлении номенклатуры дел организации из перечня берутся соответствующие формулировки вопросов и названия документов, которые дополняются другими элементами заголовка. Пример В Перечне ст. Сроки хранения документов указаны в графах 3 и 4 Перечня В графе 3 указаны сроки хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Их документы постоянного хранения по истечении установленного срока ведомственного хранения поступают в соответствующие государственные архивы. На основании графы 3 определяются сроки хранения документов также и в негосударственных организациях. В графе 4 указаны сроки хранения документов в учреждениях, организациях, предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. В этих организациях образуются в основном документы практического значения, поэтому в перечне для них установлены временные сроки хранения. Виды организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов, определяются учреждениями государственной архивной службы республики. В связи с этим такие документы отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности после окончания делопроизводственного года. По мере использования или отмены они отбираются к уничтожению. Произвольное сокращение сроков хранения документов, указанных в перечне, не разрешается.

Таблица с перечнем дел. Подписи ответственных работников и руководителя.

А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Порядок разработки номенклатуры дел

Шаблоны и формы Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации Образец номенклатуры дел организации на год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг. В статье расскажем, что такое номенклатура дел организации, кто обязан утвердить этот документ и как правильно его составить. Актуальный образец приказа и сводной номенклатуры дел доступен для скачивания. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Номенклатура дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Образец составления номенклатуры дел Данный документ оформляется на общем бланке организации независимо от того, составляется он непосредственно для организации учреждения или структурного подразделения отдела по установленной форме Приложение 7 к п. Рассматриваемая номенклатура является основой для составления описей дел , а также основным учетным документом в делопроизводстве. Изначально документ разрабатывается для структурных подразделений при наличии таковых в организации , после чего на их основе составляется сводная номенклатура. К концу календарного года к номенклатуре необходимо оформить по установленной форме итоговую запись. Она содержит информацию о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитывается также количество не законченных в прошедшем календарном году дел переходящих и количество дел с отметкой экспертно-проверочной комиссии проставляется рядом со сроком хранения тех дел, для которых срок хранения не установлен окончательно.

Это может быть отчет по этому вопросу, переписка и т.

Для кого обязательна В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Скачать пустой бланк номенклатуры дел. Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле. Какие дела включать в номенклатуру В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень. Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно. Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям. Когда формируется документ Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода декабрь. Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Номенклатура дел организации

.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

.

Номенклатура дел от А до Я

.

Номенклатура дел пример заполнения

.

Образец номенклатуры дел организации

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заполнить табличную часть номенклатуры дел - Елена Пономарева
Похожие публикации